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PROTECCIÓN DE DATOS EN LAS ASOCIACIONES JUVENILES

La gestión de las asociaciones conlleva una serie de obligaciones documentales, contables y fiscales que es necesario conocer. En concreto, desde la entrada en vigor de la Ley Orgánica 15/99 de 13 de diciembre de Protección de datos de carácter personal (LOPD), se exige que la recogida y el tratamiento de los datos de carácter personal por las entidades sin ánimo de lucro, entre otros agentes, se efectúe bajo los principios de calidad y proporcionalidad. A continuación os comentamos algunas de las cuestiones más importantes a tener en cuenta:

¿Qué derechos se reconocen en la norma?

Básicamente desde el punto de vista de los usuarios, se reconoce el poder de disposición y control sobre los datos personales que faciliten a las entidades sin ánimo de lucro, concretándolo en la facultad de consentir la recogida, la obtención y el acceso a los mismos, su posterior almacenamiento y tratamiento, así como su uso o usos posibles, por un tercero, sea el Estado o un particular. Y ese derecho a consentir el conocimiento y el tratamiento, informático o no, de los datos personales, requiere como complementos indispensables, por un lado, la facultad de saber en todo momento quién dispone de esos datos personales y a qué uso los está sometiendo, y, por otro lado, el poder oponerse a esa posesión y usos.

¿Está mi asociación obligada a cumplir la Ley de Protección de Datos?

Sí. De hecho, lo están todos los responsables de ficheros o tratamiento de datos: las entidades, personas o los órganos administrativos que dispongan de ficheros con datos personales (nombres y apellidos, direcciones, números de cuenta, correos electrónicos, etc.) y que decidan sobre la finalidad, el contenido y el uso del tratamiento de los datos personales. En este sentido, el ámbito de protección de la LOPD alcanza tanto el archivo de datos personales de asociados, como las operaciones de cobro de cuotas domiciliadas en cuentas bancarias entre otras cuestiones.

¿Qué obligaciones tienen los responsables de los ficheros?

Sobre el responsable del fichero recaen las principales obligaciones establecidas por la LOPD y le corresponde velar por el cumplimiento de la Ley en su organización. El responsable debe:

  • Notificar los ficheros ante el Registro General de Protección de Datos para que se proceda a su inscripción.
  • Asegurarse de que los datos sean adecuados y veraces, obtenidos lícita y legítimamente y tratados de modo proporcional a la finalidad para la que fueron recabados.
  • Garantizar el cumplimiento de los deberes de secreto y seguridad.
  • Informar a los titulares de los datos personales en la recogida de éstos.
  • Obtener el consentimiento para el tratamiento de los datos personales.
  • Facilitar y garantizar el ejercicio de los derechos de oposición al tratamiento, acceso, rectificación y cancelación.
  • Asegurar que en sus relaciones con terceros que le presten servicios, que comporten el acceso a datos personales, se cumpla lo dispuesto en la LOPD.
  • Cumplir, cuando proceda, con lo dispuesto en la legislación sectorial que le sea de aplicación.

¿Cómo puedo cumplir con las obligaciones que la Ley Orgánica de Protección de Datos me impone?

Solicitando a los usuarios el consentimiento para recabar, guardar y tratar en su caso, sus datos personales, informándoles igualmente de su derecho de acceso, rectificación y cancelación sobre los mismos.

Notificando la creación de ficheros para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos de la Agencia Española de Protección de Datos, lo que implica el compromiso por parte del responsable de que el fichero declarado cumple con todas las exigencias legales. Igualmente, permite que los titulares de los datos puedan conocer quienes son los responsables de los ficheros ante los que ejercitar directamente los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. Esta inscripción no tiene coste alguno.

Finalmente, deben cumplirse las exigencias de protección de los datos de acuerdo con su nivel de importancia (no es lo mismo tener un fichero de nombres y apellidos, que uno en el que consten posibles informes médicos o económicos, por ejemplo) y elaborar el denominado “Documento de Seguridad”, en el que se recogerán los procedimientos a llevar a cabo en el tratamiento y custodia de los datos, garantizando que se han adoptado las medidas de índole técnica que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado.

¿Cómo notifico los ficheros de mi entidad?

La inscripción puede realizarse por vía telemática a través de la página Web de la Agencia Española de Protección de Datos utilizando el formulario electrónico PDF, mediante un formulario que se componen del impreso de solicitud de inscripción y del contenido de la notificación del fichero. O en formato papel, que incluye un código óptico de lectura para agilizar su inscripción. La presentación de solicitudes en el Registro Electrónico de la AEPD podrá realizarse durante las 24 horas de todos los días del año.

En caso de no presentar la hoja de solicitud en el Registro Electrónico, ésta podrá ser enviada a la dirección de la AEPD c/ Jorge Juan, 6 28001- Madrid. También es posible su entrega en los Registros y oficinas a los que se refiere el artículo 38.4 de la Ley 30/1992. Los formularios pueden obtenerse de forma gratuita en la página Web de la AEPD. Si todavía tienes dudas, pásate por la Asesoría de asociacionismo de la Casa de la Juventud donde te orientaremos.


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